Importer une liste Excel ou mettre à jour la base de contacts avec Digitevent
La fonctionnalité d'importation de la plateforme Digitevent vous permet d'ajouter facilement des participants à votre événement en important une liste depuis Excel. De plus, vous avez la possibilité d'envoyer des campagnes d'emailing aux participants importés pour les inviter à votre événement. Voici comment procéder :
- Accédez à votre back-office Digitevent.
- Naviguez vers l'onglet "Audience" et sélectionnez "Import".
- Choisissez le fichier Excel que vous souhaitez importer.
Avant de lancer l'importation, assurez-vous que votre fichier Excel respecte les critères suivants :
- Le nom des colonnes doit figurer en ligne 1.
- Aucune ligne ou colonne ne doit être masquée.
- Les filtres Excel sur les colonnes doivent être désactivés.
- Votre fichier doit être au format .XLS ou .XLSX (extension Excel).
- Les données que vous souhaitez importer doivent être situées sur la première feuille du fichier.
- Il ne doit y avoir aucune cellule vide dans la colonne “Nom”.
Mise à jour de la base de contacts :
Si vous importez une liste dans un événement qui contient déjà des contacts, voici comment l'importation se déroule :
- La plateforme ajoute automatiquement les contacts dont l'adresse email n'est pas présente dans la base.
- La plateforme met à jour les contacts déjà présents dans la base. Veuillez noter que c'est l'adresse email qui est utilisée pour identifier un contact existant, et les mises à jour du fichier importé écraseront les anciennes données.
Attention : Si vous cochez la case "Remplacer la liste actuelle", la liste préexistante dans la plateforme est définitivement supprimée au profit de celle que vous importez.
Après avoir importé le fichier, vous avez trois possibilités pour chaque champ :
- Faites correspondre les champs de votre fichier Excel avec ceux présents par défaut dans Digitevent (Nom, Prénom, Email, Téléphone, Organisation, Fonction, Photo).
- Importez d'autres champs en cliquant sur "Créer un champ" et choisissez le type de champ (texte, case à cocher, email, image...).
- Si vous n'avez pas besoin d'importer un champ dans Digitevent, sélectionnez simplement « Ne pas importer » dans le tableau des correspondances.
Remarques :
- Attention aux doublons : Il est impossible d’importer différents contacts ayant la même adresse email pour éviter tout risque de spam (même involontaire), notamment si vous utilisez la fonctionnalité des campagnes via Digitevent.
- Statut d’invitation : Vous pouvez choisir le statut d’invitation des participants. Par défaut, le statut d’invitation est défini comme “À traiter”.
- Avant d'importer une nouvelle liste, nous vous conseillons d'exporter les données de vos contacts Digitevent pour conserver une copie de sauvegarde. Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet "Paramètres de l'événement" > "Exports" > "Export Excel des contacts".
- Pour importer une case cochée dans un champ "case à cocher", utilisez l'une de ces valeurs dans votre fichier Excel : "oui" / "yes" / "true" / "vrai". Pour importer une case non cochée, laissez la cellule vide dans votre fichier Excel.